Aufgrund der EU-Richtlinie über die öffentliche Auftragsvergabe 2014/24/EU muss Bietern bis zum 18.04.2016 unentgeltlich ein uneingeschränkter und vollständiger direkter Zugang zu Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen für EU-Ausschreibungen ermöglicht werden. Hierbei hat der Auftraggeber alle Transaktionskosten des elektronischen Verfahrens zu tragen, die Bieter erhalten die Vergabeunterlagen kostenfrei und ohne gesonderte Kosten für Abonnements der Recherche, den Abruf der Bekanntmachung, den Bezug der Vergabeunterlagen sowie die Angebotsabgabe; lediglich die Kosten für die elektronische Signatur trägt der Bieter.

Aufgrund dieser Vorgabe beginnt der Stadtwerke Bonn Konzern mit der sog. eVergabe; parallel wird vorerst noch die gewohnte Form der (analogen) Vergabe mit der Abgabe von Angeboten in Papierform weitergeführt.

Bei der eVergabe können Bewerber bzw. Bieter die Vergabeunterlagen auf elektronischem Wege downloaden und ihr Angebot auf elektronischem Weg einreichen. Bei allen Vergabeverfahren bei denen die eVergabe eingesetzt wird, sind jedoch auch weiterhin noch parallel schriftlich eingereichte Angebote in Papierform zugelassen.

Die eVergabe verläuft internetbasiert und passwortbezogen, das heißt, dass der komplette Vergabeprozess durch den Auftraggeber und die Bieter PC-unterstützt über eine Internetplattform papierlos abgewickelt wird. Nach außen ist das System vollständig geschützt und somit – bis auf die Einsichtnahme in Bekanntmachungen – jedem fremden Zugriff entzogen und so vor Manipulation und Korruption geschützt.

Das vom Stadtwerke Bonn Konzern für den Einsatz vorgesehene eVergabe-System wird vom Anbieter Subreport bereitgestellt.

Elektronische Angebote können auf der Vergabeplattform www.subreport-elvis.de heruntergeladen und dort auch elektronisch eingereicht werden. Dazu ist dort eine einmalige Bieterregistrierung für alle zukünftigen Vergaben erforderlich, falls dies noch nicht erfolgt ist.

Die Anmeldung ist kostenlos. Auch das Entgelt für die Anforderung von Ausschreibungsunterlagen bei Ausschreibungen entfällt; der Bieter lädt sich diese auf den eigenen PC herunter.

Die Angebotsabgabe erfolgt im Regelfall mit elektronischer Signatur (wahlweise mit fortgeschrittener oder mit qualifizierter Signatur).
Weitere Hinweise siehe unter http://www.subreport.de/service/support-elvis/
Eine Abgabe wie bisher mittels Papierform ist weiterhin möglich.

Die eVergabe-Plattform wird regelmäßig an Änderungen im Vergaberecht angepasst und erspart Zeit, Druck- und Papierkosten, Wege, Postgebühren etc. und garantiert eine gleichmäßige, rechtlich fundierte und sichere Vergabepraxis auf Bieter- und Auftraggeberseite.

Das eVergabeverfahren für den Bieter in 4 Schritten:

1.    Registrierung bei www.subreport-elvis.de/anmeldung.html (falls noch nicht geschehen). Keine Anmeldegebühr, keine Folgekosten.

2.    Einsichtnahme in die Vergabebekanntmachungen  bei Öffentlichen Ausschreibungen und Bewerbung über die Plattform. ODER: Erhalt einer E-Mail durch die Vergabestelle mit der Aufforderung zum Download der Unterlagen und zur Abgabe eines Angebots bei Beschränkten Ausschreibungen oder Freihändigen Vergaben.

3.    Schnellere Bearbeitung und Ausfüllen des E-Angebots am PC und Beifügen (Hochladen) der verlangten Nachweise (alle gängigen Datei-Formate möglich: pdf, rtf, tif, GAEB etc.).

4.    Elektronische Versendung des abgeschlossenen vollständigen Angebots per Mausklick und Empfangsbestätigung (Verkürzung der Zustellzeit und fristgereichte Angebotsabgabe).Achtung! Hierfür ist eine kostenpflichtige elektronische Signatur notwendig.