Einkaufs- und Vertragsbedingungen des SWB-Konzerns

(soweit nicht in der Bestellung anderweitig geregelt)

1. Bestellungen/Nebenabreden
Bestellungen/Nebenabreden bedürfen der Schriftform.
Mündliche Nebenabreden haben nur Gültigkeit, wenn sie von uns schriftlich bestätigt werden.
Die Anfrage- bzw. Bestellnummer ist in jeglichem Schriftverkehr stets anzugeben.

2. Auftragsbestätigung
Jede Bestellung ist sofort schriftlich unter Anerkennung dieser Einkaufs- und Vertragsbedingungen innerhalb von 14 Kalendertagen zu bestätigen. Falls die Auftragsbestätigung innerhalb von 14 Kalendertagen nicht vorliegt, so wird die Annahme des Auftrages und das Einverständnis mit diesen Bedingungen vorausgesetzt.
Die dem Angebot oder der Auftragsbestätigung beigegebenen Lieferbedingungen des Auftragnehmers sind nur verbindlich, wenn sie seitens der Stadtwerke Bonn ausdrücklich schriftlich anerkannt worden sind.

3. Normen/Vorschriften
Bei Ausführung der Bestellung (Auftragsdurchführung) sind die geltenden Unfallverhütungsvorschriften, allgemein anerkannte Regeln der Technik und der Sicherheitstechnik sowie der allgemein anerkannten arbeitsmedizinischen Regeln zu beachten. Gefährliche Stoffe sind entsprechend den gesetzlichen Vorschriften zu kennzeichnen. Die vorstehenden Verpflichtungen sind Auftragsbestandteil.

4. Versand/Rechnung
Prüfbare Rechnungen sind unter Beachtung der jeweils neuesten Rechnungslegungsvorschriften und unter gesonderter Ausweisung der zum Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt geltenden Umsatzsteuer an die in der Bestellung angegebene Rechnungsanschrift (Unternehmen der Stadtwerke Bonn GmbH und ihrer Konzerngesellschaften: „SWB“) zu senden.
Sofern der Rechnungsempfänger und der Leistungsempfänger abweichend sind, ist der Leistungsempfänger separat auf der Rechnung auszuweisen.

4.1 Rechnungsformat
Rechnungen müssen ferner als E-Rechnungen, wahlweise im PDF- oder im ZUGFeRD-Format (mindestens Comfort-Profil) an rko(at)stadtwerke-bonn.de gesendet werden.
Da die Stadtwerke Bonn GmbH oder ihre Konzerngesellschaften (SWB) zum derzeitigen Zeitpunkt keine Leitweg-ID besitzen, ist eine Versendung der Rechnungen über ein E-Rechnungsportal nicht möglich.

4.2 Rechnungsanforderungen
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die folgenden Punkte bei der Übermittlung einzuhalten:

  • Jede Rechnung inkl. möglicher Anhänge in einer eigenen (PDF-)Datei erstellen.
  • Mehrere (PDF-)Dateien pro E-Mail sind möglich.
  • Rechnungen unterschiedlicher Gesellschaften dürfen nicht in einer E-Mail übersendet werden.
  • Die Anhänge dürfen in Summe pro E-Mail 12 MB nicht überschreiten.
  • Es dürfen keine abrechnungsrelevanten Informationen außerhalb der angehängten PDF-Datei im Textfeld oder Betreff der E-Mail enthalten sein.
  • Die Datei muss immer mit der Rechnung selbst beginnen.
  • Eine PDF-Rechnung ist unmittelbar aus einer elektronischen Vorlage zu generieren.
  • Bei dem Layout der Rechnung ist darauf zu achten, dass diese per OCR (Optical Character Recognition) verarbeitet werden kann (bspw. keine rechnungsrelevanten Informationen auf farbigen Logos etc.).
  • Der Besteller akzeptiert keine Sammelrechnungen für mehrere Bestellungen.
  • Soweit vereinbart, sind Teillieferungen und Teilrechnungen möglich. Die Rechnungen müssen immer einen eindeutigen Bezug zur Bestellung haben.
  • Angabe der vollständigen SWB-Bestellnummer (Beispiel: 1300/012/12345678).
  • Die Rechnungspositionen sind exakt übereinstimmend mit den Bestell-Positionen aufzulisten.
  • Zusätzliche sonstige Kosten (z.B. Fracht, Zoll etc.) müssen als separate Positionen aufgeführt werden.
  • Eine gültige Dienstleister-/Lieferanten-E-Mail-Adresse, die bei Rücksendung nonkonformer Rechnungen genutzt werden kann.
  • Rechnungen an die Stadtwerke Bonn GmbH und ihre Konzerngesellschaften (SWB) als Baudienstleister i.S.v. §13b Abs. 2 Nr. 4 UStG (Reverse Charge Verfahren).
    • Sofern die SWB Leistungen als Baudienstleister i.S.v. § 13b UStG empfängt, so ist bei der Rechnungsstellung das umsatzsteuerliche Reverse Charge Verfahren zu berücksichtigen. Entsprechende Leistungen sind Bauleistungen, einschließlich Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen (ausgenommen sind Planungs- und Überwachungsleistungen). In diesen Fällen ist die Umsatzsteuerschuld beim Besteller als Leistungsempfänger. Das leistende Unternehmen darf in den Rechnungen für die Bauleistungen keine Umsatzsteuer ausweisen. In den Rechnungen erfolgt die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
    • Der Nachweis, dass SWB Bauleistender ist, erfolgt durch die Bescheinigung „USt 1 TG“. Diese ist auf der Website der SWB abrufbar.

Das Datenaustauschformat, die Rechnungsanforderungen sowie die angegebenen Versand- und Rechnungsanschriften sind zwingend einzuhalten, da die Rechnungen ansonsten abgelehnt werden und neu erstellt werden müssen. Die Zahlungsfrist beginnt mit dem Erhalt einer prüfbaren Rechnung.

Anforderungen an Rechnungen – Anzahlungen-

Anzahlungen werden im Rahmen der Vertragsverhandlungen mit dem AG in einem Zahlungsplan festgehalten. Steht einer Zahlungsanforderung keine erbrachte Leistung seitens des Lieferanten gegenüber, wird die Zahlung als Anzahlung verbucht. Dazu ist eine Anzahlungsrechnung an den AG zu stellen. Eine Anzahlung muss mit der ersten eingehenden (Teil-)Rechnung für tatsächlich erbrachte Leistungen verrechnet werden. Eine Zahlung mehrerer Anzahlungen in Folge ist ebenfalls möglich. Auch hier müssen die Anzahlungen aber mit Eingang der ersten (Teil-)Rechnung für tatsächlich erbrachte Leistungen verrechnet werden. Eine Verrechnung von Anzahlungen erst mit der Schlussrechnung ist nicht möglich.

4.3 Sonstiges
Sonstige Dokumente wie bspw. Mahnungen oder Saldenbestätigungen etc. sind zu übermitteln an zahlstelle(at)stadtwerke-bonn.de.
Soweit der Auftragnehmer zur Lieferung von Dokumentationen, Betriebsanleitungen oder Bescheinigungen über Materialprüfungen verpflichtet ist, beginnt die Zahlungsfrist für Rechnungen nicht vor Eingang dieser Dokumentationen bzw. Bescheinigungen.
Durch Zahlungen wird weder die Richtigkeit der Rechnung noch die Lieferung/Leistung als vertragsgemäß anerkannt.
Der Auftragnehmer darf Forderungen gegen den Besteller nur mit dessen schriftlicher Zustimmung an Dritte abtreten.

5. Termine
Die angeführten Lieferdaten sind Fixtermine. Eine Terminverschiebung ist nur mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers möglich.

6. Übertragbarkeit
Der Auftraggeber behält sich grundsätzlich das Recht vor, gegenüber den Forderungen aus Lieferungs- und Leistungsabkommen mit eigenen Forderungen jeglicher Art aufzurechnen.

7. Erfüllungsort
Bei Verträgen, die auf der Grundlage der VOB geschlossen werden, ist als Erfüllungsort der Ort der Bauleistung vereinbart, ansonsten gilt Bonn als Erfüllungsort.

8. Gerichtsstand
Gerichtsstand ist Bonn.

9. Besuche
Besuche im Einkauf sollten nur nach Terminvereinbarung stattfinden.
Bitte beachten Sie:
Gemäß Elektro- und Elektronikgerätegesetz ist der Hersteller für nach dem 13.08.2005 in Verkehr gebrachte Geräte verpflichtet, das Gerät am Ende der Gebrauchszeit entweder kostenlos zurückzunehmen und selbst vorschiftsmäßig zu entsorgen oder ein autorisiertes Fachunternehmen für eine kostenfreie Entsorgung zu benennen.
Der Entsorgungsweg ist gegenüber dem Besitzer zu dokumentieren.
Den Zeitpunkt der Rückgabe bestimmt der Gerätebesitzer.

Weitere Themengebiete zum Bereich Einkauf der Stadtwerke Bonn und deren Konzerngesellschaften finden Sie hier.

(Stand 10/2021)